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Definição de Prioridades (Briefing Workshop)

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Definição de Prioridades (Briefing Workshop)

Definição

Briefing workshops é um método de design participativo no qual oficinas são organizadas com o objetivo de se estabelecer o escopo de um projeto. Estas oficinas servem para:

  • Introduzir o projeto aos stakeholders;
  • Estabelecer os assuntos chave;
  • Envolver e motivar os stakeholders;
  • Identificar talentos e experiências úteis
  • Identificar os próximos passos.

Resumo

Os participantes devem ser usuários potenciais do projeto. Workshops parecidos podem ser realizados com diferentes grupos de interesse (ex: gerentes, equipes, etc...) ou com diferentes temas (ex: trabalho, moradia, etc...).

Cada workshop pode ter um ou mais facilitadores que devem planejar previamente um formato adequado para o contexto.

Deve-se manter um registro de todos os participantes, sugestões e questões-chave identificadas.

A contribuição das pessoas não pode ser atribuída a ninguém, a não ser que todos concordem com isso.

Tempo estimado: 1h30

Número ideal de participantes: 9 a 24.
Em grupos maiores, separe as pessoas em mais sub-grupos para a categorização ou tenha uma equipe de facilitadores ajudando na categorização.

Principais passos

  1. Brainstorm individual em post-its;
  2. Categorização em grupos menores
  3. Apresentação de resultados
  4. Discussão geral e planejamento de próximos passos.

Passo a passo

  1. Introdução

    O propósito do evento é explicado pelo facilitador. Todos se apresentam e explicam seus interesses. O anotador e a pessoa responsável pelo flip-chart devem se identificar. (15minutos)
  2. Brainstorm individual

    Serão apresentadas três perguntas:
    • Que está errado?
    • Qual o seu sonho?
    • Como realiza-lo?
    Os participantes serão orientados a responder às perguntas em Post-its ou cartões de três cores diferentes, cada cor correspondente à uma pergunta.Cada Post-it deve conter apenas uma resposta e pode-se estabelecer um número máximo de respostas por participante. Deve ser permitido utilizar símbolos e desenhos, principalmente no caso de pessoas iletradas. (15 mins)
  3. Categorizando

    As pessoas são divididas em três sub-grupos. Cada sub-grupos é responsável por categorizar Post-its de uma cor organizando-os sobre um papel maior e criando títulos. Caso seja necessário, é permitido usar ilustrações ou gráficos para complementar seus estudos. (20 mins)
  4. Apresentação

    Cada grupo explica o que descobriu para os outros participantes. (20mins)
  5. Discussão

    A equipe deve discutir sobre os resultados e definir os próximos passos do projeto. Recomendações estratégicas e ações imediatas devem ser identificadas. (20 mins)

Exemplo de painel gerado pelo método:

Aplicação do método briefing workshop

Dicas

  • Caos as pessoas considerem complicado começar, diga “Basta escrever a primeira coisa que vier à sua mente, seja grande ou não
  • O registro deve incluir digitar todos as notas dos post-its e quadros flip-chart, assim como os pontos chave de todo o debate.
  • Em seguida circule um sumário para todos os participantes

Material necessário

  • Fichas de participação
  • Banners com o título do workshop
  • Material para visualizar: mapas, fotos, plantas
  • Flip-chart (ou um cartaz na parede)
  • Canetas para quadro branco ou giz.
  • Canetas e lápis
  • Post-its em três cores
  • Fita adesiva (ou algo para fixar papeis na parede)

Fonte:

http://www.communityplanning.net/methods/methods.php

Exemplo de aplicação

No vídeo abaixo há uma experiência de aplicação do método:

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